Dataopslag in de Cloud en het beschikbaar maken van informatie aan werknemers en externen via specifieke applicaties is een groeiend fenomeen. Bestanden delen, online back-ups maken van gegevens en samenwerken op afstand: het zijn allemaal kenmerken van de hedendaagse online werkplek. Met de toenemende flexibilisering van de arbeidsmarkt beschikken meer en meer werknemers over zo’n online werkplek van waaruit zij overal en altijd toegang hebben tot cruciale informatie. Maar dat niet alleen. Door de groeiende inzet van zzp’ers als flexibele schil om een onderneming wordt de werknomade die vraagt om flexibele toegang tot bedrijfsdata meer standaard dan uitzondering.
Flexibiliteit en beschikbaarheid van informatie
De voordelen van werken in de Cloud omvatten overigens niet alleen flexibiliteit en beschikbaarheid van informatie maar hebben ook een belangrijk kostenelement. Als gebruiker hoeft u minder te investeren in complexe systemen en dure systeembeheerders want de Cloud leverancier beheert en onderhoudt de software en de systemen. Ook wordt er van alle bestanden een back-up gemaakt en worden ze virusvrij gehouden. Bovendien weet u vooraf de kosten van elke online werkplek omdat u een vast bedrag per maand betaalt op basis van licenties. Met een abonnement bent u er bovendien zeker van dat u automatisch de nodige updates ontvangt en dat de werkplek veilig wordt ingericht met de software waarmee u al gewend bent te werken. Wennen aan de nieuwe online werkplek is dus niet nodig. Sterker nog, de productiviteit wordt er alleen maar beter op omdat u en uw werknemers kunnen werken vanaf elke locatie en op elk moment. En wat dacht u van de veiligheid? Met online werkplekken bent u verlost van zorgen over hackers en virussen alsmede van andere vormen van internetcriminaliteit gericht op organisaties. Uw bedrijfsgegevens staan per slot van rekening in het optimaal beveiligde datacenter van de Cloud leverancier. Doet u zaken met een Nederlandse leverancier? Dan worden waarschijnlijk alle bedrijfsdata veilig opgeslagen in Nederlandse datacenters, zodat u zich bovendien geen zorgen hoeft te maken over privacy en de Amerikaanse Patriot Act.
Zijn er nog nadelen?
Zijn er nog nadelen? Als nadeel ervaren sommige gebruikers dat de communicatie tussen softwarepakketten van verschillende leveranciers niet optimaal verloopt en dat zij meer afhankelijk zijn van de leverancier van Cloud diensten dan wanneer zij alles in eigen hand houden. Voor de meeste gebruikers van online werkplekken wegen deze nadelen echter sterk op tegen de voordelen van werken in de Cloud, zeker als zij gebruik maken van de diensten van professionele leveranciers van cloudoplossingen. In de meeste gevallen beschikt u dan over een Windows werkplek met Microsoft Office zodat u online kan werken met essentiële onderdelen als Word, Excel, PowerPoint, Publisher en Outlook. In aanvulling hierop kunt u, afhankelijk van de wensen, specifieke bedrijfsapplicaties beschikbaar stellen aan uw medewerkers. Het enige dat nodig is voor het functioneren van een dergelijke online werkplek is de aanwezigheid van een goede internet verbinding en uiteraard een PC, laptop of tablet.
Om te garanderen dat ook in uw organisatie elke online werkplek voldoet aan de vastgestelde kwaliteitseisen bieden zakelijke aanbieders over het algemeen verschillende oplossingen. Laat u vooraf dus goed voorlichten over de verschillende opties.