Over de afgelopen jaren heeft de beschikbaarheid van gratis opslagservices op het internet een infrastructuur doen ontstaan die buiten het bereik van officiële IT-systemen ligt. Door het aanbod van gratis internetdiensten zoals Dropbox, Google Drive, Evernote, Wunderlist en het gebrek aan alternatieven binnen de organisatie zijn werknemers hun eigen weg ingeslagen. Zonder het te beseffen slaan zij confidentiële en potentieel gevoelige informatie op in hun zgn. verborgen clouds. Vaak tot afkeer van de IT-afdeling.

Pak de regie op de verborgen cloud terug

Nu werknemers in steeds grotere getale dit soort diensten gebruiken, wordt het gebruik ervan als meer vanzelfsprekend gezien dan dat van toegestane bedrijfseigen communicatiemiddelen. Als resultaat hiervan zijn organisaties de controle over hun eigen data al verloren zonder dat ze het beseffen. Het risico op hacks in hun beveiliging en het verlies van data is nu moeilijker te beperken door de IT-afdeling. Deze verborgen cloud is een uitdaging en wordt dan ook vaak angstvallig geweerd.

De nieuwe realiteit

In plaats van de poorten te sluiten en werknemers te berispen is dit nieuwe realiteit. Aanpassen is noodzakelijk. Niet om het te voorkomen, maar om het zo effectief mogelijk te beheren.

Ook al zijn vele werknemers ‘early adopters’ is het toch waarschijnlijker dat IT afdelingen aan oude vertrouwde systemen blijven hangen, en afwachtend zijn over nieuwe technologieën. Dat snap ik. Het is ook spannend en de technologie is amper bij te benen.

Door bij het vertrouwde te blijven zijn IT-managers het beste in staat om de IT infrastructuur te beveiligen en downtime te minimaliseren. Het probleem ontstaat wanneer beslissingen over technologie hen uit de handen worden genomen, zoals het geval is bij de cloud applicaties de medewerkers willen gebruiken (bedankt Google en Apple…).

Organisaties amper in de lead

Moderne werknemers weten niet alleen wat ze willen maar ook de beste manieren om het te verkrijgen. Met mogelijkheden om samen te werken, documenten bij te werken, te delen en gemakkelijk te gebruiken en te synchroniseren op een enorme hoeveelheid apparaten, was het afwachten tot medewerkers zich de voordelen van werken in cloud zouden realiseren.

Organisaties moeten zich realiseren dat ze niet meer in the lead zijn staan om een beslissing te nemen over de cloud. Dat startpistool is al lang geleden afgegaan en het ziet er naar uit dat hun werknemers de koe bij de horens al hebben gevat. Het enige dat overblijft voor IT-afdelingen is om hen proberen bij te houden.

Pak de controle terug!

IT-managers hebben twee keuzes: hun systeem open te stellen en werknemers de vrije loop te laten op alle cloud services, of de controle terug te pakken waar het mogelijk is.

De eerste keuze lijkt misschien de gemakkelijkste, maar heeft z’n nadelen. Door bedrijfsinformatie op te slaan in de cloud riskeren de werknemers inbreuken op persoonlijke gegevens en data, potentiële reputatieschade van het bedrijf en onnodige investering in beveiligingsprotocollen.

Op de lange termijn moeten al deze problemen worden aangepakt en kostbare veiligheidsmaatregelen zullen moeten worden bedacht. Ervaring wijst uit dat het simpelweg verbieden en blokkeren van cloudservices werknemers alleen maar aanzet tot het zoeken van omwegen..

Er is echter een andere mogelijkheid, tussen gedereguleerde cloudtoegang en puur gecentraliseerd beheer in. IT-afdelingen moeten zich in eerste plaats richten op het wegnemen van de behoefte aan zulke apps, door werknemers de gewilde apps op een gecontroleerde manier aan te bieden.

Elke organisatie zijn eigen appstore

Door de tijd te nemen om te bekijken wat gebruikers willen en het te leveren kunnen IT-afdelingen alle sleutels in eigen zak houden. Wat betreft de precieze uitwerkingen van deze strategie zijn er verschillende mogelijke oplossingen die organisaties kunnen gebruiken.

De meest voorkomende van deze oplossingen is het maken van een bedrijfseigen appstore.

Door toezicht te houden op hun applicaties kunnen IT-afdelingen beter zien welke interne en externe diensten hun werknemers regelmatig gebruiken. Met die wetenschap kunnen ze hun eigen interne applicatie verbeteren om te verzekeren dat het in de behoeftes van hun werknemers voldoet. Als organisaties eenmaal zicht hebben op deze applicaties, kunnen ze samenbrengen in hun eigen bedrijfs-appstore op de cloud. Dit geeft dan de veiligheid en het toezicht zoals van normale programma’s, terwijl ook het gevoel wordt gecreëerd dat gebruikers simpelweg kunnen downloaden wat ze willen, wanneer ze het willen.

Uiteindelijk zou deze appstore moeten fungeren als een portaal dat voor de werknemers nog bruikbaarder is dan de verborgen cloud die ze zelf hebben aangemaakt. Dit zal IT-managers de mogelijkheid geven om hun systemen terug in eigen beheer te krijgen.

Leer meer over het migreren naar de cloud of over goed beheersbare corporate cloud alternatieven.