De tijd waarin IT werd gezien als kostenpost ligt ver achter ons: IT is een business enabler. Maar dit betekent niet dat de kosten niet meer meewegen. Wat we zoeken is een voorspelbaar IT-uitgavenpatroon met een hoge mate van flexibiliteit. Een transitie van Total Cost of Ownership (TCO) naar Return on Investment (ROI).

Veel IT-managers zoeken naar de Total Cost of Ownership (TCO) van de IT-omgeving waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Tijdens deze zoektocht stuiten ze op een veelheid aan artikelen en benchmarkgegevens. De kosten voor een werkplek lopen in diverse onderzoeken uiteen van € 3.000,- tot zelfs € 9.000,- per jaar. Dit is appels met peren vergelijken.

IT-kosten

Om te beginnen is het goed om te beschrijven wat we onder IT-kosten verstaan (zie kader). Dit begint met de fysieke computerruimte en omvat alle verschillende soorten software. Omdat IT snel verandert en nooit foutloos is, is beheer daarnaast belangrijk. De verschillende onderdelen moeten met elkaar samenwerken en het systeem moet veilig blijven. Ook kan de beheerafdeling nieuwe functionaliteit implementeren. Algemene kosten, zoals management en huisvesting, completeren het kostenplaatje. De kosten voor communicatie (vast en mobiel) laten we voor het gemak buiten beschouwing.

Als we ervan uitgaan dat de IT-kosten, tijdens vijf jaar gebruik, voor 20% tot 30% bestaan uit de investering en voor de resterende 70% tot 80% uit beheer, kunnen we snel een globale inschatting maken van de totale kosten. Als de wensen en eisen van een organisatie aangaande de beschikbaarheid van IT hoger komen te liggen, verdubbelen deze investering en de bijbehorende beheerkosten zich al snel.

Onmisbaar

Tegenover deze kosten staat het enorme belang van IT. Een belangrijke vraag voor organisaties is: wat kan ik nog zonder IT? Kan de reguliere business nog doorgaan als de IT uitvalt; of als door een technische storing een paar dagen aan werk verloren gaat? Kan ik nog innovaties doorvoeren zonder IT? En hoeveel personeel zou ik nodig hebben als ik vandaag de business handmatig zou moeten uitvoeren?

In veel gevallen zal de conclusie zijn dat IT onmisbaar is en dat er geen data verloren mogen gaan.

Hier kunnen we de overstap maken van TCO naar ROI (Return on Investment). IT is van een kostenpost getransformeerd in een business enabler. Dit betekent echter niet dat de kosten van IT niet meer belangrijk zijn; wat we zoeken is een voorspelbaar IT-uitgavenpatroon met een hoge mate van flexibiliteit. We willen de mogelijkheid om te groeien of krimpen naar gelang de business dit nodig heeft. Deze verandering heeft grote impact op IT-organisaties en het management.

Complex

Eerst nog even een stapje terug. Waarom is IT eigenlijk zo complex? Vaak worden IT-systemen ontworpen en ingericht met een willekeur aan hardware- en softwareproducten, op basis van wensen en eisen van de klant. Leveranciers stemmen hun voorkeuren en certificeringen bovendien af op hun portfolio. Daarnaast hebben we met persoonlijke interpretatie van IT-engineers te maken.

Het aantal combinaties en inrichtingscenario’s is hierdoor ontelbaar. Deze variaties en combinaties maken de IT onberekenbaar en lastig te beheren.

Inzichtelijk

De slimme IT-aanbieders stellen zich meer en meer op als IT-partners die met logische bouwblokken IT-omgevingen ontwikkelen. Systemen die schaalbaar en flexibel zijn, en een koppeling kunnen maken met de cloud.

Door met standaarden te werken zijn de werking en kosten veel beter te voorspellen. Herstelkosten worden tot een minimum gereduceerd.

Nu het mogelijk is om voorspelbaar te werken, kunnen we de kosten vooraf inzichtelijk maken. Prijzen voor opslag worden in GB per maand afgegeven; een prijs per werkplek is plotseling mogelijk. De kosten voor het hosten van een applicatie per maand zijn inzichtelijk. Daarnaast kan de klant per maand bepalen hoeveel deze van een bepaalde dienst wil gebruiken.

Business wordt zo leidend voor de inzet van IT en wisselende business requirements kunnen door IT prima gevolgd worden. Dit biedt een veelbelovend platform voor nieuwe businesskansen.

IT-kosten

Computerruimte

• Vloer, kasten, (nood)stroomvoorziening, koeling en blusinstallatie
• Storage, servers en netwerkapparatuur
• Back-upoplossing
• Aansluiting op het bedrijfsnetwerk & koppeling aan het internet

Software

• Businesssoftware, zoals ERP, HRM, CAD en een Office-systeem
• Systeemsoftware, zoals virtualisatiesoftware, het operating-systeem en het e-mailprogramma
• Beheersoftware, bijvoorbeeld voor back-up, monitoring en beveiliging.

Beheerkosten

• Personeelskosten inclusief opleidingen
• Inhuurkosten van gespecialiseerd personeel
• Herstelkosten voor verkeerde handelingen
• Hulpmiddelen en testomgevingen voor IT-personeel

Algemene kosten

• Management
• Renteverlies & cashflow
• Huisvesting van personeel en apparatuur