Het gebruik van zware devices vol applicaties is verleden tijd. De Virtual Desktop Infrastructure (VDI) rukt op. Niet alleen voor traditioneel zware grafische toepassingen (zoals CAD en BIM) want ook ‘gewone’ werkplekken met Windows 10 en Office 2016 worden steeds grafischer en maken meer gebruik van de grafische kaart. Waar moet je op letten als je met VDI aan de slag wilt of je aanpak met de virtual desktop wilt uitbreiden? Deze checklist helpt je snel op weg.

Wat is VDI?

Met VDI-technologie draait de desktop van een gebruiker niet op een lokale computer, maar op een server. Via een netwerk of internet kunnen gebruikers dan met iedere device werken alsof de zwaarste applicaties op hun lokale desktop staan. Ook zware 3D-bestanden zijn eenvoudig te bekijken en bewerken. Tenminste als VDI goed is ingericht. Het gebruik van zware werkstations met daarop alle applicaties is flink op zijn retour, maar ik kom ze in de praktijk nog steeds tegen. Vooral in organisaties met veel zware grafische toepassingen. Dat is niet meer nodig. De virtual desktop op lokale servers, in de cloud of een mixvorm (hybride) biedt uitkomst.

Werkplekken worden steeds grafischer

De vraag naar VDI groeit, niet alleen voor de klassieke zware grafische toepassingen in de (werktuig)bouw, grafische sector of game industrie, maar in alle sectoren. Want ook ‘gewone’ werkplekken worden steeds grafischer. Windows 10 is al 32 procent meer grafisch dan Windows 7. Nieuwe Office-uitvoeringen van Excel of PowerPoint benutten ook meer grafische toepassingen. Bovendien worden videotoepassingen steeds meer benut op de werkvloer. Dit maakt VDI steeds interessanter. Zeker voor organisaties die veel grafische toepassingen gebruiken of met veel Office power users en ‘gewone’ organisaties vanaf zo’n 80 medewerkers. Een mooi en recent praktijkvoorbeeld is een organisatie die meer video-instructies is gaan gebruiken. Dat gebeurde al via centrale servers, maar waar 1 server eerder 100 medewerkers goed bediende, liep dat terug naar 25. Dan is vier keer meer capaciteit nodig om te blijven zorgen voor een goede gebruikerservaring zonder schokkerige beelden, tijdverlies en ergernis.

Wanneer een virtual desktop?

De groeiende vraag naar de virtual desktop komt van organisaties die hiermee aan de slag willen of al ervaring hebben met een vorm van Server Based Computing (SBC) en dit willen uitbreiden. Vaak is de groei of vervanging van werkplekken, toename van grafische toepassingen of (integrale) samenwerking de directe aanleiding. Organisaties die al met virtual desktops werken, hebben ook vaak een kostenmotief. Zij willen efficiënter werken en nieuwere VDI-technologie kan dat mogelijk maken. Het betekent wel dat de IT-infrastructuur geschikt moet zijn (of worden) om het werken met de virtual desktop goed te faciliteren. Onderstaande checklist helpt om VDI ambities daadwerkelijk tot een succes te maken.

1. Zorg voor breed VDI draagvlak

Succesvolle inzet van VDI vereist breed draagvlak bij directie, management, IT-afdeling en eindgebruikers. Betrek vertegenwoordigers uit alle geledingen vroegtijdig bij de planvorming. De directie is de aangewezen partij om hierbij het voortouw te nemen en behoeften vanuit de business helder te maken. Vaak zijn thuiswerken, bring your own device, mobiele of flexibele werkplekken (soms met eigen app store) de aanleiding. De IT-afdeling moet dat faciliteren en zich openstellen voor de aanpak, anders kan de introductie flink vertragen. De betrokkenheid van eindgebruikers (zeker power users) is essentieel om te zorgen dat de nieuwe omgeving past bij hun behoeften en om te voorkomen dat zij later terugvallen in de oude, vertrouwde werkmethoden.

2. Zorg voor goede VDI businesscase

Maak helder waarom je met VDI aan de slag wilt en zet alle argumenten en doelen op een rij. Dit helpt om belangrijke uitgangspunten tijdens de realisatie vast te houden. Alleen ‘kostenbesparing’ als argument is vaak niet genoeg. Vaak zijn er meer argumenten. Denk bijvoorbeeld aan meer integrale samenwerking, snel (externe) mensen kunnen bijschakelen, betere bescherming van intellectuele eigendommen of de nieuwe Europese privacywetgeving (GDPR/AVG). Want wie via WeTransfer grote bestanden uitwisselt met daarin persoonsgegevens, maakt grote kans dat hij vanaf mei 2018 niet meer GDPR-compliant is

3. Breng kosten en opbrengsten goed in beeld

‘VDI is duur’, is een veelgehoord vooroordeel. In de praktijk blijkt dat nogal mee te vallen als je goed kijkt naar de daadwerkelijke kosten én opbrengsten. Slechts 2 van de 8 organisaties hebben hun oude kostenplaatje goed in beeld. Dat maakt goede vergelijkingen onmogelijk. Kijk ook verder dan alleen de hardware en let goed op verborgen kosten zoals: reistijd, de tijd die samenwerking kost en bijvoorbeeld fouten en faalkosten wanneer data of bouwtekeningen niet goed of snel gedeeld worden. VDI kan dat helpen voorkomen.

4. Let op hardware en softwarekeuzes voor VDI

De inrichting van een goede Virtual Desktop Infrastructure vereist goede keuzes voor de hardware en software. Het inrichten begint bij de hardware. Dat fundament moet goed zijn om een goede performance te waarborgen, maar het succes wordt inmiddels vaak voor 60 procent bepaald door softwarekeuzes. Laat je daarom goed informeren over het type software (en de versie!) die je kiest. Laat goed uitleggen wat je krijgt en wat de consequenties zijn. Bij CSN Groep nemen wij organisaties daarvoor bewust mee in hun keuzemogelijkheden en leggen wij de opties en consequenties goed naast elkaar. Die keuzes bepalen immers sterk of je later goed kunt (blijven)werken met de VDI.

5. Kies voor bewezen technologie en ondersteunde oplossingen

Je kunt een VDI-omgeving maken met verschillende oplossingen. In bijna alle gevallen is de keuze voor bewezen technologie (zoals van Citrix en VMware) het meest verstandig. Kies ook voor oplossingen waarbij je kunt rekenen op ondersteuning als iets niet goed werkt of als je in de toekomst verder wilt uitbouwen en ondersteuning wilt houden.

6. Zijn alle softwarelicenties geschikt voor VDI?

Zorg dat alle softwarelicenties goed op orde zijn en geschikt zijn voor VDI. Dat is niet altijd zo en het gebeurt nogal eens dat organisaties daar halverwege de uitvoering achter komen. Met veel basisapplicaties – zoals Office 365 – zit het vaak wel goed, maar vooral met kleinere applicaties daar omheen is dat soms toch anders.

7. Vermijd ook deze VDI valkuilen

Tot slot nog een verzameling valkuilen uit de praktijk die we op het gebied van VDI nogal eens zien. Vaak hangen ze samen met eerdergenoemde punten. Zorg voor een duidelijk plan met verantwoordelijkheden, tijdspad en uiteraard de businesscase. Een eerste pilot wordt vaak geen succes als dit plan ontbreekt. Naast het al genoemde draagvlak is vaak ook nieuw beleid nodig om daadkracht en doelgerichte keuzes te waarborgen. Het voorkomt dat management, IT-afdeling en eindgebruikers langs elkaar heen werken. Zorg ook dat gebruikers na een korte overgangsfase niet kunnen terugvallen op hun oude werkwijze. Veranderen blijft lastig en moet je deels afdwingen. Maar als we blijven vasthouden aan oude gewoonten, zouden we nu nog steeds schrijven met een ganzenveer. Houd tijdens de uitvoering ook vast aan de vooraf bepaalde doelen en criteria. Als tijdens een traject KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) worden aangepast, gaat de uitvoering ‘zweven’ en raak je steeds verder verwijderd van het oorspronkelijke einddoel. En dat kan de organisatie veel besparen.

Meer weten over VDI?

Wil je meer weten over VDI of het werken met de virtual desktop?  

Neem dan contact met mij op via:

• 088-9990912
• m.bergen@csngroep.nl
• Of maak een afspraak via onderstaande button: