Als ik bij een relatie begin over change management krijg ik vaak de volgende reacties: Waarom is er nog meer bureaucratie nodig? Is dit weer zo’n IT hype? Of… wat is change management? In dit artikel wil ik wat meer vertellen over change management. In goed Nederlands is dat het besturen van het verander proces.
Als er geen change management richtlijnen zijn zullen IT beheerders vaak wijzigingen uitvoeren wanneer ze dat zelf willen. In een kleine organisatie, met overzichtelijke IT apparatuur en voldoende kennis van de IT-beheerder is dat meestal geen probleem. Maar toch ga ik er van uit dat er te weinig beschikbaarheid is, anders leest u dit artikel namelijk niet. Wat wordt er nu bedoeld met een change? Simpel gezegd: elke wijziging in de IT die niet op de lijst van standaardhandelingen staat.
Standaardhandelingen: een lijst die vooraf is gemaakt met acties als:
Bij change management gaat het alleen om IT beheerders die iets wijzigen, niet om gebruikers. Een IT beheerder kan namelijk meer omdat hij meer IT rechten heeft. Als gebruiker kunt u de C: schijf van een server niet formatteren. Daar heeft u (hopelijk) geen rechten voor. Dat kan dus niet mis gaan. Een IT beheerder heeft wel die rechten, dus …. oppassen geblazen. In het algemeen: meer rechten geeft ook meer verplichtingen.
Allereerst is de juiste mindset nodig bij alle beheerders: “Ik mag geen ongeautoriseerde wijzigingen uitvoeren”. Dit lijkt een kleinigheid maar is erg onnatuurlijk voor een IT ’er. De primaire reactie is: “Hoezo, denk je dat ik het niet kan of dat ik het niet snap?”
Verder moet er bewust risico management ingevoerd worden. Het gaat om het woordje bewust. Iedereen heeft bij een change namelijk het onderbuik gevoel “gaat dit wel goed?”. Het benoemen wat er fout kan gaan (de dreiging) is risico management.
Op basis daarvan neem je vooraf maatregelen om de risico’s aanvaardbaar te maken en denk na je over wat je gaat doen als het daadwerkelijk optreedt. Vergelijk het maar met een barbecue die je in april organiseert in je tuin. Dan denk je ook direct: wat doe ik als het gaat regenen, waaien of erg koud is? Dan neem je maatregelen.
Het uitschrijven van de risico’s en de maatregelen, helpt om de kwaliteit van de risico analyse te vergroten. Is het uitschrijven bureaucratie? Nee, uitschrijven helpt om de kwaliteit te vergroten. Je wordt dan gedwongen om veel preciezer te formuleren. Geef maar eens een geschreven opdracht van een klusje dat je normaal mondeling zou doen. Moet het uitschrijven altijd? Nee, dat hangt af van de risico’s. Voor het buiten zetten van de vuilnisbak ga je zeker geen schriftelijke opdracht maken, maar daar hangt uw business continuïteit dan ook niet vanaf.
Ook helpt het om verschillende mensen risico’s te laten benoemen en ze dan hun lijstjes met elkaar te laten vergelijken. Bij de invoering van change management zul je zien dat beheerders vaak geen risico kunnen benoemen. In zo’n geval vraag ik of de change gewoon overdag kan plaatsvinden tijdens kantooruren. Er zijn immers geen risico’s… Dan slaat de twijfel toe en komen er wel risico’s. In een volgende blog zal ik uitgebreider op risico management ingaan.
Een zeer belangrijk document voor de besluitvorming is het change document. In het change document moet minimaal staan:
Zonder iets van IT af te weten kan iemand al controleren of deze vragen beantwoord zijn. Let op: bij twijfel niet inhalen. Dat geldt ook voor een change. Als u twijfelt, stel de change dan uit.
Bij ons gaat een change niet door zonder change document. De praktijk heeft uitgewezen dat de kwaliteit van de change veel beter wordt als e.e.a. opgeschreven wordt. Ook voor certificering op kwaliteit geldt: Document what you do and do what you document
In het begin zal er weerstand komen: “Dit doen we al jaren en het gaat bijna nooit mis” of “Waarom moet mijn werk gecontroleerd worden?”. Je komt dan snel tot een discussie of iets een grote of een kleine change is. Voor deze blog gaat het te ver om hier dieper op in te gaan, maar neem gerust contact met mij op voor meer informatie.
Na de initiële weerstand van IT beheerders zullen de meeste het change managementproces gaan omarmen. De reden is dat de kwaliteit van de changes omhoog gaat, ze minder nazorg hebben (ik kan niet meer inloggen…) en de change gecontroleerd gaat.
Het is niet kosteneffectief om een overkapping te laten bouwen voor een barbecue thuis, een zeiltje achter de hand hebben is effectiever. De kunst van change management is om de juiste balans te vinden in te nemen maatregelen en kosten.
Kortom:
Succes met de volgende change.
Cees Doets